Muchas firmas contables atienden clientes que todavía no utilizan un sistema contable.
Algunos entregan facturas impresas, estados de cuenta, comprobantes y archivos de Excel para que el contador prepare sus registros y reportes.
Esto genera una pregunta importante:
¿Es necesario contratar Zoho Books para cada uno de estos clientes?
No necesariamente.
Zoho Practice permite registrar y administrar clientes que no utilizan Zoho Books. Cuando la firma también necesita trabajar sus registros contables dentro de la plataforma, puede utilizar Zoho Ledger.
¿Qué es Zoho Practice?
Zoho Practice es una herramienta para organizar la operación de una firma contable.
Permite centralizar:
- Datos de los clientes.
- Tareas.
- Fechas de vencimiento.
- Solicitudes de documentos.
- Archivos.
- Comunicaciones.
- Responsables.
- Procesos recurrentes.
- Seguimiento del trabajo.
La firma puede agregar clientes desde aplicaciones financieras de Zoho, clonar determinados clientes de Zoho Books o crearlos manualmente.
Esto significa que un cliente puede formar parte de Zoho Practice aunque todavía no utilice Zoho Books.
Crear un cliente no significa llevar su contabilidad
Esta diferencia es fundamental.
Cuando se crea manualmente un cliente en Zoho Practice, la firma puede administrar:
- Su información general.
- Sus contactos.
- Las tareas relacionadas.
- Las solicitudes pendientes.
- Sus documentos.
- Las fechas de cumplimiento.
- La comunicación con el cliente.
Sin embargo, crear el perfil no significa que automáticamente exista un sistema contable completo para registrar todas sus transacciones.
Cuando es necesario trabajar los registros contables dentro de Zoho Practice, puede utilizarse Zoho Ledger.
¿Qué es Zoho Ledger?
Zoho Ledger es una herramienta contable integrada con Zoho Practice.
Permite crear una organización separada para el cliente y trabajar funciones como:
- Cuentas bancarias.
- Transacciones.
- Plan de cuentas.
- Asientos manuales.
- Ajustes contables.
- Proveedores.
- Conciliaciones.
- Reportes.
- Saldos iniciales.
- Registros del libro mayor.
Zoho indica que Ledger permite a los contadores registrar transacciones organizadas por cuentas, conciliar información financiera y acceder a módulos de banca, contabilidad y reportes desde Zoho Practice.
Ejemplo práctico
Supongamos que una firma contable administra veinte clientes.
La estructura podría dividirse así:
Clientes que utilizan Zoho Books
Estos clientes administran directamente procesos como:
- Facturación.
- Gastos.
- Compras.
- Cobros.
- Pagos.
- Bancos.
El contador accede a la organización de Zoho Books para revisar y completar el trabajo contable.
Clientes que no utilizan Zoho Books
Estos clientes entregan documentos mensualmente a la firma.
La firma puede:
- Crear el cliente en Zoho Practice.
- Solicitar y organizar sus documentos.
- Asignar tareas al equipo.
- Controlar las fechas de entrega.
- Asociar al cliente con Zoho Ledger.
- Registrar y conciliar su información contable.
- Preparar los reportes correspondientes.
De esta manera, la firma puede gestionar clientes con diferentes niveles de digitalización.
Zoho Ledger no es exactamente igual a Zoho Books
Aunque ambas herramientas manejan información contable, sus objetivos son diferentes.
Zoho Ledger
Está orientado principalmente al trabajo contable realizado por la firma.
Puede resultar apropiado cuando el cliente:
- No necesita emitir facturas desde Zoho.
- No utilizará directamente el sistema.
- Entrega sus documentos al contador.
- Requiere registros y reportes contables.
- Depende de la firma para procesar su información.
Zoho Books
Está orientado a una operación financiera más completa para la empresa.
Puede ser más conveniente cuando el cliente necesita:
- Crear cotizaciones.
- Emitir facturas.
- Registrar compras.
- Administrar gastos.
- Controlar cuentas por cobrar.
- Controlar cuentas por pagar.
- Consultar información financiera diariamente.
- Permitir que varios departamentos utilicen el sistema.
La elección depende de cuánto participará el cliente en la plataforma y de cuáles procesos necesita administrar.
¿Cuándo debería un cliente pasar de Zoho Ledger a Zoho Books?
La firma puede evaluar Zoho Books cuando el cliente comienza a necesitar mayor control sobre su operación.
Algunas señales serían:
- Necesita emitir facturas desde el sistema.
- Desea controlar sus cuentas por cobrar.
- Quiere registrar gastos internamente.
- Necesita administrar proveedores.
- Requiere acceso diario a sus reportes.
- Tiene personal administrativo que utilizará la plataforma.
- Desea integrar otras aplicaciones de Zoho.
En ese momento, Zoho Books puede ofrecer una estructura más completa.
Una estructura híbrida para la firma contable
No todos los clientes tienen que utilizar la misma herramienta.
Una firma puede establecer una estructura como esta:
Zoho Practice como centro de gestión
Desde aquí administra clientes, tareas, documentos, solicitudes y vencimientos.
Zoho Books para clientes operativos
Se utiliza para empresas que facturan, registran gastos y gestionan sus finanzas diariamente.
Zoho Ledger para clientes contables
Se utiliza para clientes cuya información es procesada principalmente por la firma.
Esta estructura permite adaptar el servicio al nivel de participación y a las necesidades de cada cliente.
Para comprender la diferencia general entre las soluciones, consulte:
Zoho Books vs. Zoho Practice: ¿cuál necesita una firma contable?
También puede revisar:
Zoho Books para contadores: ¿se pueden gestionar varias empresas?
¿Cómo puede ayudar Elemento Marketing?
Implementar estas herramientas requiere algo más que crear cuentas.
Es necesario definir:
- Qué clientes utilizarán Zoho Books.
- Qué clientes podrían utilizar Zoho Ledger.
- Qué información será administrada en Zoho Practice.
- Qué colaboradores atenderán cada cuenta.
- Qué permisos tendrá cada usuario.
- Cómo se solicitarán los documentos.
- Cómo se organizarán las tareas recurrentes.
- Qué información debe migrarse.
- Cómo se capacitará al equipo.
En Elemento Marketing podemos analizar la operación de la firma y diseñar una estructura adaptada a sus servicios y procesos.
Nuestro acompañamiento puede incluir:
- Levantamiento de requerimientos.
- Configuración de Zoho Practice.
- Configuración de Zoho Ledger.
- Implementación de Zoho Books.
- Creación y clasificación de clientes.
- Configuración de usuarios y permisos.
- Diseño de tareas y procesos.
- Preparación de archivos para migración.
- Capacitación del equipo.
- Soporte posterior.
Conozca nuestras soluciones especializadas de Zoho y nuestro servicio de implementación de Zoho Books.
Conclusión
Zoho Practice permite que una firma contable administre clientes que utilizan Zoho y clientes que todavía trabajan con otros sistemas o procesos manuales.
Zoho Ledger complementa esta estructura al proporcionar herramientas para registrar y organizar la información contable de determinados clientes desde Zoho Practice.
Zoho Books será más apropiado cuando el cliente necesite participar directamente en su operación financiera.
La combinación correcta dependerá de los servicios de la firma, el volumen de clientes y el nivel de participación de cada empresa.
Solicite una asesoría con Elemento Marketing o comuníquese por WhatsApp al +507 6446-4545.
