Una de las preguntas que recibimos con mayor frecuencia en Elemento Marketing es:
“Soy contador y manejo varias empresas. ¿Puedo utilizar Zoho Books para trabajar con todos mis clientes?”
La respuesta es sí, pero Zoho Books funciona de una manera diferente a muchos sistemas contables tradicionales.
Un contador puede utilizar el mismo correo electrónico para acceder a diferentes empresas en Zoho Books. Sin embargo, cada empresa mantiene una organización independiente, con sus propios registros, usuarios, permisos, bancos, clientes, proveedores y reportes.
¿Cómo funciona Zoho Books para un contador?
En algunos sistemas contables tradicionales, el contador adquiere una licencia y dentro del mismo programa crea todas las empresas que administra.
Zoho Books utiliza otro modelo:
- Cada empresa tiene su propia organización.
- La empresa mantiene el control de su información.
- El contador recibe acceso mediante una invitación.
- El acceso puede limitarse según las funciones que realizará.
- El contador puede cambiar entre las organizaciones vinculadas a su cuenta.
Zoho Books permite invitar usuarios, asignar roles y crear permisos personalizados dentro de cada organización. También dispone de un rol específico para contadores y permite cambiar entre distintas organizaciones desde una misma cuenta.
Por lo tanto, no es necesario que el contador utilice un correo diferente para cada cliente.
Ejemplo sencillo
Supongamos que una firma contable administra estas empresas:
- Una distribuidora.
- Un restaurante.
- Una empresa de servicios.
- Una tienda en línea.
- Una inmobiliaria.
Cada empresa puede tener su propia organización de Zoho Books e invitar al mismo contador.
El contador iniciará sesión con su correo profesional y podrá seleccionar la empresa en la que necesita trabajar.
La información permanecerá separada. Las facturas, gastos, bancos y reportes de una empresa no se mezclarán con los registros de las demás.
¿Quién debe crear la organización de Zoho Books?
La organización puede ser creada directamente por la empresa o con la asistencia de un implementador especializado.
Lo recomendable es que la empresa conserve el usuario administrador principal y que el contador acceda con su propio correo.
Compartir el usuario y la contraseña del administrador no es una buena práctica. Cada participante debería tener un acceso individual para mantener un mejor control de los permisos y las actividades realizadas dentro del sistema.
¿Qué puede hacer el contador?
Dependiendo del acceso configurado, el contador puede realizar tareas como:
- Revisar el plan de cuentas.
- Registrar asientos manuales.
- Conciliar cuentas bancarias.
- Revisar ingresos y gastos.
- Consultar cuentas por cobrar y por pagar.
- Realizar ajustes contables.
- Revisar balances y estados financieros.
- Cerrar o bloquear periodos.
- Consultar el historial de transacciones.
Zoho Books permite asignar roles predeterminados o crear roles personalizados con permisos más específicos.
¿Se pueden colocar varias empresas dentro de una sola organización?
Cuando se trata de empresas legal y contablemente independientes, lo recomendable es crear una organización diferente para cada una.
Colocar varias empresas dentro de una misma organización puede provocar:
- Mezcla de ingresos y gastos.
- Confusión entre cuentas bancarias.
- Reportes financieros incorrectos.
- Problemas de confidencialidad.
- Mayor dificultad para realizar cierres contables.
- Errores en las cuentas por cobrar y por pagar.
Las sucursales o ubicaciones pueden utilizarse cuando pertenecen a una misma empresa, pero no deben confundirse con compañías legalmente independientes.
Entonces, ¿Zoho Books sirve para contadores?
Sí.
Zoho Books puede funcionar muy bien cuando los clientes desean utilizar un sistema para administrar su facturación, gastos, bancos, cobros, pagos y reportes financieros.
El contador participa dentro de cada organización con los permisos necesarios.
La diferencia frente a otros sistemas es que el contador no administra todas las empresas dentro de una sola base de datos. Accede a distintas organizaciones independientes desde una misma cuenta.
¿Cuándo podría necesitarse Zoho Practice?
Cuando una firma contable necesita administrar una gran cantidad de clientes, tareas, solicitudes, documentos y fechas de entrega, puede evaluar una herramienta adicional llamada Zoho Practice.
Zoho Books se concentra principalmente en la operación financiera y contable de cada empresa. Zoho Practice se concentra en organizar el trabajo interno de la firma contable.
Puede conocer las diferencias en nuestro artículo:
Zoho Books vs. Zoho Practice: ¿cuál necesita una firma contable?
¿Cómo puede ayudar Elemento Marketing?
En Elemento Marketing ayudamos a empresas y firmas contables a evaluar, configurar e implementar Zoho Books de acuerdo con su operación.
Nuestro servicio puede incluir:
- Levantamiento de requerimientos.
- Creación y configuración de organizaciones.
- Configuración de usuarios, roles y permisos.
- Configuración del plan de cuentas.
- Preparación e importación de información.
- Configuración de clientes y proveedores.
- Configuración de productos y servicios.
- Personalización de documentos.
- Capacitación del equipo.
- Soporte posterior a la implementación.
No nos limitamos a crear una cuenta. Configuramos Zoho Books para que se adapte a la forma real en que trabaja la empresa.
Conozca nuestro servicio de implementación y soporte profesional de Zoho Books. Elemento Marketing ofrece configuración, auditoría, capacitación y soporte especializado para esta plataforma.
También puede consultar nuestro artículo sobre Zoho Books y la facturación fiscal en Panamá.
Conclusión
Un contador sí puede gestionar varias empresas con Zoho Books utilizando el mismo correo electrónico.
Cada cliente mantiene una organización independiente y el contador accede mediante una invitación con permisos definidos.
Este modelo permite que la empresa conserve el control de su información mientras trabaja de manera colaborativa con su contador.
¿Necesita determinar cómo organizar las empresas de sus clientes?
Solicite una asesoría con Elemento Marketing o comuníquese por WhatsApp al +507 6446-4545.
