Zoho Books y Zoho Practice están relacionados con la gestión contable, pero no realizan la misma función.
Esta diferencia puede generar confusión entre contadores y firmas que buscan una plataforma para gestionar múltiples empresas.
La explicación más sencilla es la siguiente:
Zoho Books administra las operaciones financieras de una empresa. Zoho Practice administra el trabajo, los clientes y los procesos de una firma contable.
No son necesariamente herramientas competidoras. En muchos casos pueden utilizarse juntas.
¿Qué es Zoho Books?
Zoho Books es una plataforma de contabilidad y gestión financiera diseñada para empresas.
Permite administrar procesos como:
- Cotizaciones.
- Facturación.
- Gastos.
- Compras.
- Clientes y proveedores.
- Cuentas por cobrar.
- Cuentas por pagar.
- Bancos y conciliaciones.
- Asientos contables.
- Presupuestos.
- Reportes financieros.
Zoho Books también permite invitar usuarios y contadores, asignar roles y controlar el nivel de acceso dentro de cada organización.
Cada empresa utiliza normalmente su propia organización de Zoho Books.
¿Qué es Zoho Practice?
Zoho Practice es una plataforma de gestión para contadores y firmas contables.
Su objetivo es ayudar a organizar la relación con los clientes y el trabajo que debe realizar el equipo.
Entre sus funciones se encuentran:
- Gestión de clientes.
- Creación y asignación de tareas.
- Control de fechas de vencimiento.
- Solicitud de documentos.
- Seguimiento de solicitudes.
- Portal para clientes.
- Gestión documental.
- Automatización de procesos.
- Organización del trabajo del equipo.
- Seguimiento de actividades por cliente.
Zoho Practice permite centralizar tareas, solicitudes, documentos y comunicaciones relacionadas con los clientes de la firma.
Diferencias entre Zoho Books y Zoho Practice
| Característica | Zoho Books | Zoho Practice |
|---|---|---|
| Usuario principal | Empresas y departamentos financieros | Contadores y firmas contables |
| Objetivo | Gestionar las finanzas de una empresa | Gestionar la operación de la firma |
| Facturación | Sí | No es su función principal |
| Gastos y compras | Sí | No es su función principal |
| Conciliación bancaria | Sí | Puede acceder a información vinculada |
| Estados financieros | Sí | Centraliza el acceso a clientes vinculados |
| Gestión de tareas | Funciones limitadas | Sí |
| Solicitudes de documentos | No es su enfoque principal | Sí |
| Portal para clientes | Portal financiero | Portal de colaboración |
| Múltiples clientes | Mediante organizaciones independientes | Desde una administración centralizada |
¿Cuándo utilizar Zoho Books?
Zoho Books es la alternativa adecuada cuando una empresa necesita gestionar directamente su operación financiera.
Por ejemplo, cuando necesita:
- Crear facturas.
- Registrar gastos.
- Controlar pagos.
- Administrar cuentas bancarias.
- Revisar cuentas por cobrar.
- Consultar reportes financieros.
- Trabajar de manera colaborativa con su contador.
En este modelo, cada empresa tiene una organización y el contador recibe acceso.
Puede ampliar esta información en:
Zoho Books para contadores: ¿se pueden gestionar varias empresas?
¿Cuándo utilizar Zoho Practice?
Zoho Practice es conveniente cuando el problema principal no es únicamente registrar la contabilidad.
Puede ser necesario cuando la firma contable tiene dificultades para controlar:
- Qué tareas están pendientes.
- Qué colaborador atiende cada cliente.
- Qué documentos todavía no se han recibido.
- Qué obligaciones tienen fechas próximas.
- Qué clientes necesitan seguimiento.
- Qué actividades ya fueron completadas.
- Cómo se distribuye el trabajo dentro del equipo.
Una firma puede administrar clientes que utilizan aplicaciones financieras de Zoho y también crear manualmente clientes que todavía no utilizan esas herramientas.
¿Zoho Practice reemplaza a Zoho Books?
No.
Zoho Practice no debe entenderse como una versión de Zoho Books que permite introducir muchas empresas dentro de una sola contabilidad.
Su función es administrar la firma contable.
Cuando un cliente utiliza Zoho Books, su información financiera permanece dentro de su organización. Zoho Practice ayuda a la firma a organizar el servicio que presta a ese cliente.
Por ejemplo:
Zoho Books puede utilizarse para:
- Registrar una factura.
- Conciliar una cuenta bancaria.
- Preparar un balance.
- Revisar cuentas por pagar.
Zoho Practice puede utilizarse para:
- Asignar la conciliación a un colaborador.
- Definir una fecha de entrega.
- Solicitar al cliente el estado de cuenta.
- Verificar si la tarea fue completada.
- Mantener los documentos relacionados con el cliente.
¿Pueden utilizarse juntos?
Sí.
Una estructura posible sería:
- Cada cliente mantiene su organización de Zoho Books.
- La firma contable administra su cartera desde Zoho Practice.
- Los colaboradores reciben tareas según el cliente.
- Los documentos y solicitudes se centralizan.
- El trabajo contable se realiza en la organización correspondiente.
Esta combinación permite separar correctamente dos áreas:
- La contabilidad de cada empresa.
- La operación interna de la firma contable.
¿Qué sucede con los clientes que no utilizan Zoho Books?
Zoho Practice permite crear clientes manualmente aunque no utilicen aplicaciones financieras de Zoho. Estos clientes pueden clasificarse y administrarse dentro de la plataforma.
Cuando la firma necesita llevar sus registros contables dentro del ecosistema Zoho, puede evaluar Zoho Ledger.
Conozca este modelo en:
Cómo gestionar clientes sin Zoho Books utilizando Zoho Practice y Zoho Ledger
¿Cómo puede ayudar Elemento Marketing?
La decisión no debería comenzar seleccionando una licencia.
Primero debe analizarse:
- La cantidad de clientes.
- La cantidad de colaboradores.
- Los servicios que presta la firma.
- Los sistemas utilizados actualmente.
- La participación de cada cliente.
- La forma en que reciben los documentos.
- Los procesos de revisión y aprobación.
- Las necesidades de acceso y confidencialidad.
En Elemento Marketing analizamos estos requerimientos y diseñamos una estructura adaptada a la operación.
Podemos ayudar con:
- Evaluación de Zoho Books y Zoho Practice.
- Diseño de la estructura de organizaciones.
- Creación de usuarios y permisos.
- Organización de clientes.
- Configuración de procesos y tareas.
- Migración de información.
- Capacitación.
- Soporte posterior.
Conozca nuestras soluciones e implementaciones Zoho en Panamá. Elemento Marketing ofrece servicios especializados para herramientas como Zoho Books, Zoho CRM, Zoho Inventory y otras aplicaciones empresariales.
Conclusión
Zoho Books y Zoho Practice resuelven necesidades diferentes.
Zoho Books es apropiado para administrar la información financiera y contable de una empresa.
Zoho Practice es apropiado para organizar una firma contable que atiende múltiples clientes.
Una firma puede utilizar solamente Zoho Books, solamente Zoho Practice o una combinación de ambas herramientas, dependiendo de su modelo de servicio.
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